Az ügyintézés hatékonyságának javítása informatikai fejlesztésekkel – 2. rész
2013-01-22
Írta: Lohner Zoltán
Kategória: Közigazgatás, Üzleti élet, Technológia,
„Tisztelt IT. csoport!
Ma kezdtem a cégnél és már el is készült a céges e-mail címem, köszönöm a gyors intézkedést!
Értékelem a humorérzéküket, de a számomra kiosztott e-mail cím természetesen nem maradhat. Hogy képviseljem a céget erről: faszi@cégnév pont hu?
Köszönettel, Farkas Szilárd
Üdvözlöm Szilárd!
Rossz hírem van, ez nem vicc... A mailcímek generálása automatikusan történik a vezetéknév és a keresztnév első betűiből. És sajnos nincs lehetőség a módosítására.
Nekem elhiheti...
Üdvözlettel: Pintér Csaba (picsa@cégnév pont hu)„
A fenti szakállas vicc is megmutatja, hogy mennyire fontos a levelezés átgondolt üzemeltetése.
10 tanács, amivel hatékonyabbá tehetjük a levelezésünket.
Bárhonnan elérhető levelezés
Cikksorozatunk első részében összegyűjtöttük azokat az informatikai szolgáltatásokat melyekkel hatékonyabbá tehetjük kollégáink munkavégzését. Ebben a részben a levelezéssel kapcsolatos tudnivalókat, javaslatokat igyekszem összefoglalni. A cikk első fele általános informatikai ismeretekre alapozva segít a levelezés hatékonyságának növelésében, míg a második fele inkább technikai oldalról közelíti meg a telepítés, üzemeltetés kérdéseit.
10 tanács, amivel hatékonyabbá tehetjük a levelezésünket:
1. A cím helyes megválasztása
Szervezetünknél ne használjunk a beosztottak nevét email címként, mert személycserék esetén kellemetlenséget okoz. Bár napjainkban a marketingesek véleménye szerint népszerű a személyes kapcsolat kialakítása, az ügyfelek általában az ügyintézőnek címzik levelüket és nem Katikának, Péternek stb. Ezért célszerűbb inkább a beosztás alapján címet létrehoznunk pl. penzugy@xy.hu. Az email cím név mezőjében alkalmazzuk az intézmény vagy cég nevét. Ezzel nagyobb az esélye, hogy a címzett megnyitja a levelet, mert mégsem Kiss Tibor, hanem az XY Önkormányzat a feladó. Cégek esetében a kapcsolatépítés szempontjából is szerencsésebb, ha nem kell az összes partnert kiértesíteni a kontakt információ változásáról egy kolléga távozásakor.
2. Nem kért válaszok
Amennyiben olyan leveleket küldünk ki (értesítések, figyelmeztetések), amire nem akarunk válaszleveleket kapni, használjuk feladóként a noreplay@xy.hu címet és állíttassuk be a levelezőszervert úgy, hogy az erre a címre érkező válaszleveleket automatikusan törölje.
3. Válaszcím
A postafiók beállításainál legyen kitöltve a válaszcím. Ennek hiányában a legtöbb levelező program automatikusan a feladó címét állítja be válaszcímként is, de ez nem mindig van így. A válaszcím adott esetben el is térhet a feladó címétől. Gyakran alkalmazzuk azt a megoldást, hogy válaszcímként egy olyan csoportos email címet állítunk be, amire érkező leveleket a részleg minden alkalmazottja megkap, így szabadság vagy távollét esetén is tud reagálni valaki az üzenetekre.
4. Szabadságon vagyok
Amennyiben nem használjuk az előző pont második felében leírt megoldást, a huzamosabb ideig távol lévő kolléga levelezését irányítsuk át az őt helyettesítő személy postafiókjára.
5. Egységes kommunikáció
Hozzunk létre egységes aláírásokat és ezek használatát tegyük kötelezővé minden alkalmazott részére. Az egységes arculat szervezettséget, magas színvonalú ügyintézést sugall. Az email egyben kitűnő reklámfelület is lehet. A levelek végén elhelyezhetünk reklámokat, tájékoztató információkat. Kisebb fejlesztésekkel a reklámok beillesztését akár automatikussá is tehetjük.
6. Magáncélú használat
Szabályozzuk meg a munkahelyi email cím magáncélú használatát. Hívjuk fel az ügyintézők figyelmét, hogy a regisztrációt igénylő weboldalaknál csak a munkavégzéshez szükséges szolgáltatások esetén adják meg a hivatali címüket. Elég kellemetlen lehet, ha a hivatali email címmel regisztrált felhasználó kifogásolható képeket tölt fel például közösségi oldalakra.
7. Mellékletek
Ne küldjünk nagyméretű mellékleteket, mert sokan korlátozott méretű postafiókkal rendelkeznek. Azok sem fognak örülni, akik mobiltelefonon nézik meg levelezésüket és a drága mobilinterneten kell letölteniük a több megabájtos dokumentumot. A mennyiben mindenképpen nagyméretű mellékleteket kell küldenünk, töltsük fel inkább egy tárhelyre és a levélben hivatkozzunk a letöltési linkre.
8. Beágyazott képek
Ne ágyazzunk be képeket. A legtöbb levelező program alapértelmezésben tiltja a képek megjelenítését.
9. Elárvult címek
Rendszeres időközönként nézzük át szervezetünknél használt e-mail címeket. A régi, nem használt címeket irányítsuk át egy aktív címre vagy töröljük. Különösen figyeljünk arra, hogy munkaviszony megszüntetésekor a távozó kollégák későbbiekben már ne férjenek hozzá postafiókjukhoz.
10. Amire nem használható
Bár a vállalkozásoknál bevett szokás az e-mailben történő megállapodás, fontos kiemelni, hogy az e-mail üzenet nem hivatalosan elfogadott dokumentum! Erre az ügyfelek figyelmét is fel kell hívni. Szükség esetén használjuk az ügyfélkapu szolgáltatásait.
Korábbi cikkünkből:
Privát levelezésünkben – köszönhetően az olyan web alapú levelezőknek, mint például a gmail és
freemail - már természetes dolog, hogy levelezésünket bármilyen internetre csatlakozó számítógépről elérhetjük. A hivatalok többségében ez sajnos nincs így. Legtöbb esetben a leveleket csak a címzett ügyintéző számítógépén lehet elolvasni, távollétében vagy a gép meghibásodásakor pedig senki nem reagál a beérkező üzenetekre.
Szintén gyakran tapasztaljuk az email címek kaotikus megválasztását. Sok önkormányzatnak nem alakította ki saját email címeit, az internetszolgáltató által biztosított címeket használja. Ilyenek például a xkozseg@t-online.hu és társai. Ennek több hátránya is van. Egyrészt szolgáltatóváltáskor az addig használt címek a továbbikban már nem lesznek elérhetők. Másrészt a levelezés nem a mi kezünkben van, ezáltal érvényesek ránk mindazon korlátozások melyeket a szolgáltató meghatároz. Leggyakoribb ilyen korlátozás a postafiók méretének meghatározása.
Másfelől manapság egy hivatal informatikai fejlettségét jelzi, hogy milyen formában van jelen a világhálón. A saját email cím és weboldal már alapelvárás az ügyfelek részéről. Egy saját levelezőszerver üzembe helyezésével magasabb szintre emelhetjük az ügyfelek és az ügyintézők közötti kommunikációt és számos kényelmi szolgáltatást vehetünk igénybe. Így például a beérkező leveleket távollét esetén automatikusan továbbküldhetjük a helyettesítést végző kollégának vagy akár interneten keresztül otthon is elolvashatjuk.
Informatikai tevékenység szabályozása
Az email egy alapvető információs eszköz, ezért fontos a munkahelyi levelezés szabályainak rögzítése. Adjunk ki szabályozást és tegyük bele a szervezet számítástechnikai szabályozó okmányába.
Hogyan működik az email?
Email kliensek
A felhasználók leveleiket a levelezőprogramokon, email klienseken keresztül kezelik. A levelezőprogram lehet „asztali„ alkalmazás. Ilyen például az Microsoft Outlook, Mozilla Firebird és a mobiltelefonokon lévő email kliensek. Manapság egyre nagyobb arányban használjuk a webes levelezőprogramokat, amiből Magyarországon a legismertebbek a gmail.com, freemail.hu, citromail.hu. Ezek előnye, hogy bármilyen internettel rendelkező számítógépről elolvashatjuk leveleinket, hátrányuk pedig, hogy internet hiányában már korábban beérkező leveleinkhez sem férünk hozzá. Legjobb megoldás az asztali és webes levelezők együttes használata.
Levelezőszerverek
A levelezési szolgáltatásokat levelezőszerverek biztosítják. Ezeknek kétféle feladatuk van:
A levelezőszervereket általában az internetszolgáltatók üzemeltetik, bár az összetettebb szintű informatikai rendszerekkel rendelkező vállalkozásoknál is elengedhetetlen legalább egy levelezőszerver üzembeállítása.
Tanácsok saját levelezőszerver beüzemelésére
Saját levelezőszerveret akár egy kevésbé elavult, de feleslegessé váló személyi számítógépből is kialakíthatunk. Operációs rendszerként az ingyenesen használható Linux-ot, például az Ubuntu linux szerver változatát javaslom telepíteni. A Linux komoly szerver múlttal rendelkezik és megbízhatósága miatt nagyon népszerűek a rendszergazdák között.
Linuxra számos POP3 és IMAP kiszolgálót találunk, melyek szintén ingyenesen használhatók. Másik megoldás a Microsoft Exchange kiszolgáló, aminek szolgáltatásai már messze túlmutatnak a levelezés biztosításán.
Használjunk IMAP kiszolgálót mert...
Amennyiben több helyről is szeretnénk elérni levelezésünket a POP3 szolgáltatás használata nem a legjobb választás. A POP3 működéséből adódóan a kiszolgáló a leveleket átadja a levelező programnak és törli a szerverről. Ez a működés problémákat okozhat, mivel ha a munkahelyi gépünkön már letöltöttük a levelet, az otthoni gépünkön már nem kapjuk meg. Igaz a levelezőprogramok beállíthatók úgy is, hogy a leveleket ne töröljék a szerverről, de ez követhetetlenné teszi, hogy melyik levelet olvastuk már és melyiket nem.
Az IMAP kiszolgálónál már nem állnak fenn a POP3-ra jellemző korlátok. A levelezőprogramok a számítógépen lévő levélmappákat szinkronizálják a szerveren lévő postafiókkal. Tehát a levelek a szerveren lévő postafiókban és a levelezőprogramok mappáiban is jelen vannak és rendszeresen szinkronizálódnak. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy egy levél törlése esetén a szinkronizációs folyamat minden általunk használt levelezőprogramban végrehajtja a törlést, így akár a munkahelyi, akár az otthoni gépről végezzük feladatunkat, mindegyiken azonos kép fogad minket.
Saját levelezőszerver esetén nem kell a szolgáltató által meghatározott postafiókkorlátokkal sem foglalkoznunk, saját szerverünkön tetszőleges méretű postafiókot beállíthatunk alkalmazottjainknak.
Miután levelezőkiszolgálónkat beüzemeltük, telepítsünk fel egy webes levelezőklienset, mint például a Roundcube.
Amennyiben az irodán kívülről is szeretnénk elérni a levelezésünket 3 módszert használhatunk:
- A webes levelezőfelületet futtató belső szervert elérhetővé tesszük az Interneten keresztül is. Ehhez a levelezőszerverhez fix internetes IP címet vagy dinamikus DNS szolgáltatást (pl. www.dnsdynamic.org) kell használnunk; A fix IP cím használata elég drága és korlátozottan áll rendelkezésre, ezért sokszor csak a második megoldást használhatjuk.
- A webes levelezőfelületet egy szolgáltatótól bérelt tárhelyen telepítjük és összekapcsoljuk a hivatali SMTP és IMAP kiszolgálóval. A levelezőfelület és levélkiszolgáló közötti kapcsolthoz szintén fix IP címet vagy dinamikus DNS szolgáltatást kell használnunk.
- VPN (erről egy későbbi cikkünkben lesz szó) hozzáférést adunk alkalmazottjainknak, így otthonról is úgy tudnak dolgozni, mintha a gépükkel a munkahelyi belső hálózathoz kapcsolódnának. Ez a legbiztonságosabb megoldás.
A levelezőszerver beüzemelése rendszergazdai szintű ismereteket igényel. Hozzá nem értéssel napokra működésképtelenné tehetjük a szervezet levelezését, fontos levelek vesznek el, spam szervert csinálhatunk gépünkből, ami rövid időn belül letiltást eredményez.
Ez is érdekelheti:
Az ügyintézés hatékonyságának javítása informatikai fejlesztésekkel – 1. rész
Év végi nagy hardver és szoftverleltár
Lohner Zoltán
Google+ profil
LinkedIn profil