Fontos változások a közigazgatási szervek dokumentumkezelésében
2012-05-14
Írta: Lohner Zoltán
Kategória: Közigazgatás,
Az egyes közigazgatási szervek által használt elektronikus dokumentumok formátumáról és a nyílt forráskódú irodai szoftverek használatáról szóló 1479/2011. (XII. 23.) Kormány határozat alaposan átrendezheti az irodai szoftverek területén tapasztalható több éves, évtizedes erőviszonyokat. A határozat a Kormány irányítása alatt álló szervezetekre terjed ki, azonban áttételesen érintetté válhat az önkormányzati rendszer és az üzleti szféra is.
Mit is tartalmaz a határozat?
Egyrészt elrendeli, hogy a – a Honvédelmi Minisztérium és az általa irányított szervek kivételével – a Kormány irányítása alatt álló szervek az általuk irodai szoftverekkel előállított dokumentumokat egymás között kizárólag olyan dokumentumformátumban továbbíthatják, amely nyilvánosan hozzáférhető, korlátozás nélkül alkalmazható, nemzetközi szabványügyi szervezet által elfogadott szabványra épül. Továbbá elrendeli, hogy a Kormány irányítása alatt álló szerveknek bármely külső féllel folytatott kommunikációjuk során képesnek kell lenniük a szabványoknak megfelelő formátumú dokumentumok fogadására.
A határozat második része már továbbmegy és korlátozásokat vezet be a fenti szabványos dokumentumok előállítására használt szoftverek terén is:
"A Kormány felhívja az 1. pont a) alpontja szerint érintett minisztereket, hogy a felügyeletük alatt álló szervek tekintetében intézkedjenek arról, hogy nem nyílt forráskódú irodai szoftvereket csak mûszakilag vagy gazdaságilag indokolt esetben, illetve nemzetközi szerződésekből adódó kötelezettség teljesítése érdekében szerezzenek be, és a megtett intézkedésekről tájékoztassák a nemzeti fejlesztési minisztert."
Mindezek végrehajtására nem kaptak sok időt az intézmények. 2012. március 31.-ét követően kizárólag a határozat értelmében lehet eljárni.
Mint nyílt forráskódú szoftverekkel foglalkozó cég mindenképpen üdvözöljük a Kormány által képviselt irányvonalat, a végrehajtás módja azonban elgondolkodtató.
3 hónap!
Elegendő-e ennyi idő a szükséges szoftverek telepítésére egy több ezer munkaállomást üzemeltető kormányzati szervnél? Megoldható-e a dokumentumok átkonvertálása, a dolgozók felkészítése, figyelembe véve a létszámcsökkentésekből adódó jelentős túlterheltséget?
A nagy sietség nem okozza-e az átállás kudarcát?
A válaszokat majd az idő megadja. Hosszú távon mindenképpen előnyös a szabványosítás és az átállás. Gondoljunk csak bele, hol tartana a közlekedés, ha minden autógyártó saját, szabadalmakkal védett üzemanyaggal működtetné járművét. Valószínűleg minden vásárló azt a járműmárkát részesíteni előnyben, amelyikkel a legtöbb helyen lehet tankolni. Ez öngerjesztő folyamattá válhat, mivel a benzinkutak is azt az üzemanyagfajtát árusítanák, amire a legnagyobb a kereslet. Beláthatjuk, hogy rövid idő alatt egyetlen cég birtokolná a járműpiac jelentős részét. A monopolhelyzetből adódóan megszűnne a piaci versengés és ezzel az innováció is. Sajnos hosszú ideje ez a jellemző az irodai szoftverek piacán is.
Érthető a Kormány azon szándéka, hogy a dokumentumokat olyan formátumban kell tárolni, mely biztosítja, hogy évtizedek múlva is megnyithatóak legyenek. Csak egy példa: a városi levéltárban lévő több száz éves iratokat minden probléma nélkül el tudjuk olvasni. Nem mondható el ez egy 30 évvel ezelőtt készült elektronikus iratról. Azok a szoftverek és futtatásukhoz szükséges számítógépek, melyek képesek lennének a dokumentumok megnyitására, jó esetben a múzeumokban még megtalálhatók.
A kormányhatározat második fele már nem a dokumentum formátumával, hanem az előállításához használandó szoftverekkel foglalkozik. Cél a közpénzek hatékony felhasználása. Legtöbb esetben a számítógépet csak elektromos írógépként használják az ügyintézők. Erre a célra valóban luxus egy százezer forintos irodai szoftvercsomag beszerzése és verziókövetése. A felhasználók többségének igényeit a szabadon felhasználható opensource szoftverek is tökéletesen ki tudják elégíteni.
Mint bevezetőnkben említettük, a kormányhatározat csak a Kormány irányítása alatt álló szervezetekre terjed ki, azonban áttételesen érintetté válhat az önkormányzati rendszer és az üzleti szféra is. Előbb-utóbb a közigazgatás felsőbb szintjein kiadott dokumentumok a szabványos formátumokban kerülnek megküldésre az önkormányzatok számára, így azoknak szintén fel kell készülniük kezelésükre. Az üzleti szféra a pályáztatások, hivatali levelezés területén kerülhetnek hasonló szituációba.
Csak javasolni tudjuk, hogy a vállalkozások, közigazgatási szervezetek már most készüljenek fel a szabványos formátumok kezelésére és ne várják meg, amíg használatuk tovább már nem halogatható. Adjanak időt saját informatikai üzemeltető állományuknak az előkészületek megtételére és alkalmazottjaiknak a szoftverek kezeléséhez szükséges ismeretek elsajátítására. Könnyebb már most felkészülni, mint akkor ismerkedni az új szoftver képességeivel, amikor már ténylegesen munkavégzésre kellene használni.
Az 1479/2011. számú kormányhatározat letöltése
A szabadon letölthető és felhasználható LibreOffice irodai szoftvercsomagot az alábbi linken érheti el:
LibreOffice magyarországi honlapja
Amennyiben a szabad forráskódú szoftverek használatával kapcsolatban tanácsadásra, szakmai segítségre van szükséges, szívesen állunk rendelkezésére.
Lohner Zoltán
Lohner Zoltán